Organizzare un evento aziendale

Stai pensando a organizzare il tuo prossimo evento aziendale?

Fai benissimo, un evento aziendale è un potente strumento di marketing, nonché un ottimo modo per creare legami forti e fidelizzanti con i clienti o con lo stesso team aziendale.

Organizzare un evento, però, non è una passeggiata.

Che sia una convention, un pranzo di lavoro, un gala di anniversario, il lancio di un nuovo prodotto, un’iniziativa di brand awareness, una sessione di team building o altro, l’evento sarà rappresentativo della tua azienda, ne rifletterà gli obiettivi, i valori, l’identità.

Sappiamo che è un concetto a te noto, ma non ci stancheremo mai di sottolinearne l’importanza.

Perché l’iniziativa sia un completo successo, devi partire da alcuni punti imprescindibili:

• Pianificazione
• Cura dei dettagli
• Promozione e comunicazione pre e post evento
• Team
• Location

Pianificazione

È essenziale che ogni più piccolo ingranaggio sia ben oliato per consentire il realizzarsi dell’iniziativa, con piena soddisfazione tua e dei partecipanti.

Fissa con precisione l’obiettivo che vuoi raggiungere grazie all’evento che organizzi.

Assicurati che ogni momento, ogni dettaglio, ogni energia spesa nell’organizzazione, sia coerente con il raggiungimento dell’obiettivo.

Stabilisci un budget e un timing operativo.

Assicurati di non buttare via i tuoi soldi, ma soprattutto di spenderli bene. Privilegia sempre la qualità: non riesci a coniugare il pranzo a sedere con la qualità del cibo? Opta per un buffet con dell’ottimo cibo.

Il tempo è una risorsa limitata e delicata da gestire. Un’accurata pianificazione te ne farà risparmiare parecchio e ti permetterà di avere risultati migliori, senza ritardi e corse dell’ultimo secondo per tappare le falle.

Cura dei dettagli

Tovaglie azzurre o rosse? Videoproiezione a parete o su telo? Aperitivo di benvenuto con spumante o vino bianco?

Sono solo alcuni dei piccoli particolari che possono sfuggire durante l’organizzazione e creare disagi e, a volte, disastri.
Curare i dettagli significa aver cura dei partecipanti all’evento, sarebbe controproducente trascurarli.

Pre e post evento

Anche in questo caso, cura e pianificazione sono essenziali.

Invitati

Stila la lista degli invitati e fai in modo di avere nomi di riferimento e indirizzi aggiornati.

Se mandi l’invito via e-mail, evita l’invio a indirizzi generici (info@, posta@ ecc.) in favore di indirizzi personalizzati.

Inviti

Cura la grafica degli inviti, sia cartacei che digitali. Essa deve rispecchiare quella ufficiale della tua azienda, gli invitati devono subito capire che l’invito è da parte tua.

Sii conciso, chiaro, stimola l’interesse, cattura l’attenzione.

Non dimenticarti di specificare chiaramente luogo, data, ora dell’evento e termine ultimo per indicare la partecipazione.

Inserisci indicazioni su come raggiungere la location e informazioni utili, tipo se c’è un parcheggio, un servizio di sorveglianza, accessi per disabili ecc.

Invio

Pianifica il recapito degli inviti in modo che tutti abbiano la possibilità di riceverli in tempo utile a organizzare la propria partecipazione.

Tieni conto del fatto che un invito ricevuto con troppo anticipo tende a essere dimenticato.

Efficace risulta essere l’invito ripetuto 3 o 4 volte nell’arco di un mese / un mese e mezzo.

Non affidarti solo alle e-mail, se hai dei recapiti telefonici chiama una settimana prima e ricorda a voce l’appuntamento.

Promozione

Se il tuo evento è pubblico, non basteranno solo gli inviti, dovrai promuoverlo efficacemente.

Gli strumenti a tua disposizione sono molti e, compatibilmente con il budget, ti consigliamo di usarli tutti:

• Comunicati stampa
• Pagina web dedicata all’evento
• Campagne di Pay per Clic sui motori di ricerca e sui social network
• Banner con link alla pagina evento aggiunto alla tua firma in calce alle mail che invii
• Pieghevoli cartacei da distribuire in posti precedentemente individuati come adatti
• Post sulle tue pagine social

Dopo l’evento

Non dimenticare di:

• Ringraziare i partecipanti (per mail, posta, telefono, con una newsletter…)
• Aggiornare il sito con un resoconto dell’iniziativa
  • Nel farlo non essere verboso o serioso, comunica le sensazioni e le emozioni che hai provato
• Chiedere un feedback ai partecipanti
• Fare un bilancio dell’evento:
  • hai raggiunto gli obiettivi?
  • Gli ospiti erano soddisfatti?
  • Hai rispettato il budget?
  • Potevi fare meglio?

Team

Scegliere collaboratori capaci è importante, ma ancora più importante è dar loro la giusta motivazione.

Circondati di persone, sveglie, dinamiche, preparate e caricale con la convinzione e la passione che ti sono proprie.

Delega, distribuisci incarichi, incoraggia, sii sempre rilassato e ottimista, distribuisci sorrisi.

Al contempo, sii deciso, responsabile, convinto delle tue scelte (le hai pianificate per tempo, ricordi?).

Il tuo gruppo di lavoro ti seguirà fedelmente e ti aiuterà a realizzare un evento memorabile.

Location

La scelta della location può fare la differenza tra un evento riuscito e un fiasco colossale.

Il luogo in cui si svolge l’evento dev’essere la cornice ideale che contribuirà a scolpirlo nella memoria dei partecipanti.

Dev’essere facile da raggiungere, meglio se con parcheggio annesso.

Dev’essere possibile allestirvi sale dotate di tutto il necessario: impianto audio/video, impianto luci, attrezzature per attività indoor, personale tecnico dedicato.

Deve disporre di spazi per il materiale promozionale e per il corner di registrazione e di benvenuto.

È utile che vi si possano organizzare anche riunioni all’aperto, aree riservate e coffee-break, così come pranzi o cene, rappresentazioni teatrali, sfilate di moda o spettacoli musicali, attività outdoor di team building.

Il personale addetto dev’essere esperto, cortese, professionale e in grado di soddisfare ogni tua richiesta organizzativa.

Villa Bernardini è una location esclusiva che unisce la bellezza di una villa del 1600, perfettamente conservata, alle più moderne innovazioni tecnologiche per rendere il tuo evento unico e speciale.

Il parco da 8 ettari e l’ambiente raffinato ed elegante, faranno breccia nei cuori dei partecipanti e avvieranno al successo la tua iniziativa.